Elimizde duran her veri kaleminin yazılı bir gerekçesi var
İK yazılımı, bir şirketin en hassas verisini tutar: ücret, sağlık raporu, kimlik, konum. 6698 sayılı Kanun kapsamında hangi veriyi neden işlediğimizi ve ne kadar süreyle sakladığımızı bu sayfada tek tek açıklıyoruz.
Veri sorumlusu iletişim: kvkk@hrandtomorrow.com • Yanıt süresi en geç 30 gün
Dört ilke, dördü de bir sınır koyuyor
Her madde neyi yaptığımızı değil, neyi yapmadığımızı da söylüyor.
Sınırlılık
Hizmetin yürümesi için zorunlu olmayan veriyi istemeyiz. “İleride lazım olur” gerekçesiyle alan açmayız; envantere giren her kalemin bir amacı vardır.
Şeffaflık
Hangi veriyi hangi amaçla ve hangi hukuki dayanakla işlediğimiz aşağıdaki tabloda kalem kalem yazılı. Bu tablo değiştiğinde müşterilerimize bildiririz.
Güvenlik
Erişim rol bazlı verilir, her işlem kaydedilir, veri şifreli saklanır. Teknik önlemlerin ayrıntısı ve bağımsız denetim raporları ayrı bir sayfada. Teknik önlemler
Saklama süresi
Veri süresiz tutulmaz. Yasal saklama süresi dolan kayıtlar tanımlı imha prosedürüyle silinir veya anonim hâle getirilir; işlem kayda bağlanır.
İşlediğimiz kişisel veriler
Aşağıdaki tablo, platformun çalışması için işlenen kategorilerin özetidir. Tam envanter ve saklama süreleri sözleşme ekinde paylaşılır.
| Veri kategorisi | Örnekler | İşleme amacı | Hukuki dayanak |
|---|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi | İş akdi, SGK bildirimleri, mevzuat uyumu | Kanuni yükümlülük |
| İletişim | E-posta, telefon, adres | Bildirim, destek, acil durum iletişimi | Meşru menfaat |
| Finansal | IBAN, ücret, prim, kesintiler | Bordro hesaplaması ve ödeme işlemleri | Kanuni yükümlülük |
| Devam ve lokasyon | Giriş-çıkış saatleri, QR kayıt konumu | Puantaj, mesai hesaplaması, devam takibi | Kanuni yükümlülük / açık rıza |
| Sağlık | İstirahat raporu, engellilik durumu | İzin yönetimi ve yasal teşvik işlemleri | Açık rıza + kanuni yükümlülük |
Kimlik
- Örnekler
- Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi
- İşleme amacı
- İş akdi, SGK bildirimleri, mevzuat uyumu
Kanuni yükümlülük
İletişim
- Örnekler
- E-posta, telefon, adres
- İşleme amacı
- Bildirim, destek, acil durum iletişimi
Meşru menfaat
Finansal
- Örnekler
- IBAN, ücret, prim, kesintiler
- İşleme amacı
- Bordro hesaplaması ve ödeme işlemleri
Kanuni yükümlülük
Devam ve lokasyon
- Örnekler
- Giriş-çıkış saatleri, QR kayıt konumu
- İşleme amacı
- Puantaj, mesai hesaplaması, devam takibi
Kanuni yükümlülük / açık rıza
Sağlık
- Örnekler
- İstirahat raporu, engellilik durumu
- İşleme amacı
- İzin yönetimi ve yasal teşvik işlemleri
Açık rıza + kanuni yükümlülük
Kanunun size verdiği altı hak
6698 sayılı Kanun’un 11. maddesindeki haklar — hukuk dilinden çevrilmiş hâliyle.
Öğrenme
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini, işlendiyse hangi amaçla işlendiğini sorabilirsiniz.
Erişim ve kopya
İşlenen verilerinize erişebilir, yazılı ya da elektronik ortamda bir kopyasını isteyebilirsiniz.
Düzeltme
Eksik veya yanlış kaydedilmiş verinin düzeltilmesini, aktarıldığı taraflara da bildirilmesini isteyebilirsiniz.
Silme ve yok etme
Kanunun aradığı şartlar oluştuğunda verinizin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilirsiniz.
İtiraz
Yalnızca otomatik sistemlerle yapılan bir analiz aleyhinize sonuç doğuruyorsa buna itiraz edebilirsiniz.
Zararın giderilmesi
Verinizin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradıysanız giderilmesini talep edebilirsiniz.
Haklarınızı nasıl kullanırsınız
Başvuru ücretsizdir ve avukat aracılığıyla yapılması gerekmez.
- 01
Başvurunuzu iletin
E-posta ya da ıslak imzalı dilekçe. Kimliğinizi doğrulayan bilgi ile talebinizi açıkça yazmanız yeterli.
- 02
Kayıt ve doğrulama
Başvuru kayda alınır, size referans numarası döner. Gerekirse kimlik doğrulaması için ek bilgi isteriz.
- 03
Yanıt
Talebiniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır. Ayrı bir maliyet doğuyorsa öncesinde bildiririz.
- 04
İtiraz yolu açık
Yanıtı yetersiz bulursanız ya da süresinde yanıt alamazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
Başvuru kanalları
Islak imzalı dilekçe ile.
Veri kiminle paylaşılıyor
“Üçüncü taraflarla paylaşmıyoruz” demek yetmiyor; kiminle, neden paylaşıldığı yazılı olmalı.
Kamu kurumları
SGK, vergi daireleri ve yetkili merciler
Yalnızca kanunun zorunlu kıldığı bildirimler kapsamında.
Hizmet sağlayıcılar
Bulut altyapısı, e-posta ve SMS sağlayıcıları
Hizmetin çalışması için gereken ölçüde; hepsiyle veri işleme sözleşmesi imzalıdır.
Hiç kimse
Reklam, pazarlama, veri satışı veya kiralama
Kişisel veri hiçbir koşulda ticari amaçla üçüncü taraflara aktarılmaz.
Hukuk ekibinizin sorularını yazılı yanıtlayalım
Veri işleme sözleşmesi, aydınlatma metinleri ve saklama-imha politikası satın alma sürecinde paylaşılır. İnceleme için önden de gönderebiliriz.