Perakende
Bölge müdürü saha ziyareti
Şube ziyaretlerindeki yakıt, yemek ve konaklama harcamaları ziyaret sırasında kaydediliyor; ay sonunda toplanacak fiş kalmıyor.
Fişler ayakkabı kutusunda değil, çekildiği anda sistemde
Çalışan fişi telefonundan fotoğraflar, tutar ve tarih okunur, politika aşımı anında uyarır. Onaylanan masraf muhasebeye ve gerekiyorsa bordroya bağlanır.
Bugün bu iş şunlarla dönüyor
- Masraf formu Excel’i
- fiş zarfları
- e-posta onay zinciri
Masraf yönetimi
Hepsi tek modülde toplanır.
Aynı ekrandan girilir, aynı yerden takip edilir.
Neden gerekiyor
Bu modül olmadan olan şey
Sahada en sık karşılaştığımız üç durum. Biri tanıdık geliyorsa konuşacak bir şeyimiz var.
- 01
Fiş ay sonunda toplanıyor
Harcama anında değil, ay bittiğinde raporlanıyor; kaybolan fiş ve unutulan kalem çıkıyor.
- 02
Politika sözlü kalıyor
Günlük yemek ve konaklama limitleri yazılı olsa da aşım ancak muhasebe kontrolünde fark ediliyor.
- 03
Avans kapanmıyor
Verilen avansın ne kadarının harcandığı, kalanın nasıl mahsup edileceği takipte kaybolabiliyor.
Neler yapar
Modülün kapsamı
Her madde üründe karşılığı olan bir ekran ya da akış; demo görüşmesinde tek tek gösteriyoruz.
Fotoğrafla masraf girişi
Fiş fotoğrafından tutar, tarih ve KDV okunur; çalışanın elle yazacağı alan asgaride kalır.
Tutara göre onay
Masraf türü ve tutar eşiğine göre farklı onay zincirleri kurulur; küçük kalemler yöneticide kapanır.
Politika denetimi
Günlük yemek, konaklama ve seyahat limitleri sistemde tanımlıdır; aşım giriş anında uyarı verir.
Muhasebeye aktarım
Onaylanan masraf raporları ERP ve muhasebe sistemlerine aktarılır; çift kayıt ve elle giriş kalkar.
Avans ve mahsup
Seyahat öncesi avans talep edilir, dönüşte belgelerle kapatılır; kalan tutar bordroya mahsup edilir.
Masraf analizi
Departman, proje, çalışan ve masraf türü kırılımında bütçe-gerçekleşme karşılaştırması alınır.
Nasıl işler
Dört adımda döngü
Kurulduktan sonra her dönem aynı sırayla ilerler; adımların çoğu kendiliğinden çalışır.
- Adım 01
Harcama kaydedilir
Fiş fotoğraflanır; tutar, tarih ve kategori otomatik doldurulur.
- Adım 02
Politika kontrol eder
Limit aşımı ve eksik belge, onaya gitmeden önce işaretlenir.
- Adım 03
Onay zinciri işler
Tutara göre belirlenen kademeler mobilden onaylar veya iade eder.
- Adım 04
Ödeme ve muhasebe
Onaylı rapor muhasebeye aktarılır; avans varsa mahsubu hesaplanır.
Veri akışı
Tek başına değil, zincirin halkası
Aynı veri bir kez giriliyor. Bu modülün aldığı ve ürettiği kayıtlar aşağıda — modüller arası aktarım için ayrıca iş yapmıyorsunuz.
Neyden beslenir
- ÖzlükÇalışan, departman ve ücret bilgisi
- Organizasyon şemasıOnay kademeleri
Masraf yönetimi
Veriyi bir kez alır, aynı kaydı diğer modüllerle paylaşır.
Neyi besler
- BordroAvans mahsubu ve ödenecek tutar
- ERP ve muhasebeMasraf fişi aktarımı
- RaporlamaBütçe ve maliyet panoları
Sahada
Hangi kısıtla nasıl kullanılıyor
Rakamlı vaat değil, gerçek kurulum biçimleri. Sizinkine en yakın olanı demo görüşmesinde ayrıntılandıralım.
- Lojistik
Yol masrafı ve avans
Sürücüye çıkış öncesi avans veriliyor, dönüşte harcamalarla kapatılıyor. Kalan tutar bordroda mahsuplaşıyor.
- Profesyonel hizmetler
Proje bazlı takip
Her masraf bir projeye etiketleniyor; müşteriye yansıtılacak kalemler ayrı raporlanıyor.
Sık Sorulanlar
Masraf yönetimi hakkında sık sorulanlar
Tutar, tarih ve KDV alanları fotoğraftan okunur ve çalışanın onayına sunulur. Okuma hatalı olursa alan elle düzeltilebilir; belge her hâlükârda kayda eklenir.
Masraf yönetimi modülünü kendi verinizle görelim
Demo bir sunum değil: sizin senaryonuzu kurup ekranda çalıştırıyoruz. Görüşme sonunda kapsam ve takvimi içeren yazılı teklif geliyor.