Üretim
ISO denetimi öncesi
Yüzlerce iş talimatı dijitalleştiriliyor. Denetçinin istediği “bu talimatı kim okudu” raporu tek ekrandan çıkarılıyor.
Prosedürü yayımlamak yetmiyor, okunduğunu kanıtlamak gerekiyor
Talimat ve politikalar tek kütüphanede durur, sürümü izlenir, kimin okuyup onayladığı kayda geçer. Denetimde istenen kanıt hazır çıkar.
Bugün bu iş şunlarla dönüyor
- Ortak klasördeki Word dosyaları
- panoya asılan talimatlar
- imza listeleri
Prosedür
Hepsi tek modülde toplanır.
Aynı ekrandan girilir, aynı yerden takip edilir.
Neden gerekiyor
Bu modül olmadan olan şey
Sahada en sık karşılaştığımız üç durum. Biri tanıdık geliyorsa konuşacak bir şeyimiz var.
- 01
Hangi sürüm geçerli belli değil
Aynı talimatın üç kopyası dolaşıyor; sahada hangisinin güncel olduğu bilinmiyor.
- 02
Okundu kanıtı yok
Prosedür duyuruldu ama kimin okuduğu kayıtlı değil. Bir olay yaşandığında sorumluluk tartışmalı kalıyor.
- 03
Denetim hazırlığı uzun
Denetimden önce belgeler ve imza listeleri günlerce toplanıyor; bir kısmı hiç bulunamıyor.
Neler yapar
Modülün kapsamı
Her madde üründe karşılığı olan bir ekran ya da akış; demo görüşmesinde tek tek gösteriyoruz.
Merkezi kütüphane
Tüm prosedür, talimat ve politikalar aranabilir tek kütüphanede toplanır; mevcut belgeler toplu yüklenir.
Sürüm kontrolü
Her güncelleme sürümlenir; eski ve yeni sürüm karşılaştırılır, gerektiğinde geri dönülür.
Yayın onayı
Yeni veya güncellenen belge tanımlı onay akışından geçmeden yayımlanmaz.
Okundu onayı
Çalışan belgeyi okuduğunu onaylar; tarih, saat ve kullanıcı kaydıyla birlikte saklanır.
Kategori ve erişim
Belgeler etiketlenir; hangi departman veya pozisyonun göreceği ayrı ayrı tanımlanır.
Denetim raporu
Kim, hangi belgeyi, hangi sürümde, ne zaman okudu — denetim için hazır rapor olarak çıkar.
Nasıl işler
Dört adımda döngü
Kurulduktan sonra her dönem aynı sırayla ilerler; adımların çoğu kendiliğinden çalışır.
- Adım 01
Belge yüklenir
Mevcut dosyalar toplu aktarılır; içerik aranabilir metne dönüştürülür.
- Adım 02
Onaydan geçer
İlgili yöneticiler inceler ve onaylar; sürüm numarası verilir.
- Adım 03
İlgililere ulaşır
Kapsamdaki çalışanlara bildirim gider, mobilde okunabilir.
- Adım 04
Okundu kaydedilir
Onay veren kayda geçer; okumayanlara hatırlatma gönderilir.
Veri akışı
Tek başına değil, zincirin halkası
Aynı veri bir kez giriliyor. Bu modülün aldığı ve ürettiği kayıtlar aşağıda — modüller arası aktarım için ayrıca iş yapmıyorsunuz.
Neyden beslenir
- Organizasyon şemasıBelgenin kapsadığı birim ve pozisyonlar
- ÖzlükÇalışan listesi ve görev bilgisi
Prosedür
Veriyi bir kez alır, aynı kaydı diğer modüllerle paylaşır.
Neyi besler
- EğitimProsedüre bağlı eğitim ihtiyacı
- Görev yönetimiOkuma ve uygulama görevleri
- RaporlamaUyum ve denetim raporları
Sahada
Hangi kısıtla nasıl kullanılıyor
Rakamlı vaat değil, gerçek kurulum biçimleri. Sizinkine en yakın olanı demo görüşmesinde ayrıntılandıralım.
- Otelcilik
Çok lokasyonlu standart
Aynı hizmet standardı tüm otellerde geçerli. Güncelleme merkezden yayımlanıyor, her lokasyonda okundu kaydı ayrı izleniyor.
- Sağlık ve tesis yönetimi
Sık güncellenen protokol
Protokol değiştiğinde eski sürümü okumuş olanlara yeni sürüm yeniden gönderiliyor; eski talimatla çalışma riski kapanıyor.
Sık Sorulanlar
Prosedür hakkında sık sorulanlar
Evet. Dosyalar doğrudan yüklenir, toplu aktarım aracıyla yüzlercesi aynı anda taşınabilir. Yüklenen belgeler aranabilir metne dönüştürülür.
Bu konuda yazdıklarımız
- Dijital Özlük ve DokümanQR Kod ile Evrak Doğrulama ve Dijital Doküman Yönetimi: İK Süreçlerinde Kağıt Evrakı Nasıl Ortadan Kaldırırsınız?
- Dijital Özlük ve DokümanDijital İmza ile İK Süreçlerini Hızlandırın: Türkiye'de Yasal Durum ve Uygulama
- İzin ve Fazla Mesaiİzin Haklarını Dijitalle Yönetmek: İnsan Sermayesi Yatırımı Olarak İzin Politikaları
Prosedür modülünü kendi verinizle görelim
Demo bir sunum değil: sizin senaryonuzu kurup ekranda çalıştırıyoruz. Görüşme sonunda kapsam ve takvimi içeren yazılı teklif geliyor.