E‑Vizite Nedir? SGK Vizite Süreci Nasıl Otomatikleştirilir?

E‑Vizite Nedir? SGK Vizite Onay Süreci Nasıl Otomatikleştirilir?

Bir çalışanın istirahat raporu aldığının geç fark edilmesi yalnızca İK operasyonunu etkilemez. İzin, vardiya, puantaj, bordro ve SGK bildirimlerinde birbiriyle uyumsuz kayıtların oluşmasına da neden olabilir.

İK ekipleri raporları farklı kanallardan takip ettiğinde aynı çalışan için SGK’da istirahat raporu, PDKS’de devamsızlık ve puantajda eksik kayıt görülebilir. E‑vizite otomasyonu, bu süreci düzenli olarak kontrol edilen ve takip edilebilir bir iş akışına dönüştürür.

E‑vizite nedir?

E‑vizite, çalışanların elektronik istirahat raporlarıyla ilgili işveren işlemlerinin SGK’nın dijital kanalları üzerinden yürütülmesini ifade eden yaygın kullanımdır.

SGK’nın resmî uygulama portalında hizmet “Çalışılmadığına Dair Bildirim Girişi (4A)” adıyla sunulmaktadır. SGK bu ekranı, işverenlerin çalışanları tarafından alınan istirahat raporlarına ilişkin bildirim işlemlerini gerçekleştirdiği uygulama olarak tanımlar. SGK – Çalışılmadığına Dair Bildirim Girişi (4A)

E‑vizite işlemleri genel olarak şu unsurları kapsar:

• Elektronik istirahat raporunun sorgulanması

• Raporun ilgili işyeri ve çalışanla ilişkilendirilmesi

• Rapor başlangıç ve bitiş tarihlerinin kontrol edilmesi

• Çalışanın raporlu dönemde çalışıp çalışmadığının değerlendirilmesi

• Gerekli işveren bildiriminin yapılması

• Sonucun puantaj ve bordro süreçlerine yansıtılması

• İşlem geçmişinin saklanması

E‑vizite yalnızca bir “rapor onay ekranı” olarak görülmemelidir. İK, bordro ve çalışma zamanı yönetimini doğrudan etkileyen bir süreçtir.

SGK istirahat raporu süreci nasıl ilerler?

1. Sağlık raporu elektronik ortamda oluşturulur

Yetkili sağlık hizmet sunucusu tarafından düzenlenen rapor SGK sistemine iletilir. İşveren tarafındaki yetkili kullanıcılar, ilgili raporu SGK uygulamasından görüntüleyebilir.

2. Rapor işveren tarafından kontrol edilir

Rapordaki çalışanın gerçekten ilgili işyerinde çalışıp çalışmadığı, rapor tarihleri ve raporun durumu kontrol edilir. Aynı çalışanın farklı işyeri dosyalarıyla ilişkisi varsa doğru dosyanın seçilmesi önemlidir.

3. Çalışılmadığına ilişkin bilgi değerlendirilir

İşveren, ilgili dönemde çalışanın çalışıp çalışmadığını kendi kayıtlarıyla karşılaştırır. PDKS, vardiya ve puantaj kayıtları bu aşamada kontrol kaynağı olabilir.

Raporlu bir çalışanın sistemde giriş-çıkış kaydının bulunması otomatik bir sonuç üretmemeli; kayıt İK ve yetkili yönetici tarafından incelenmelidir.

4. Gerekli bildirim tamamlanır

Güncel SGK kuralları ve uygulama kılavuzu doğrultusunda işveren işlemi gerçekleştirilir. Rapor türü, süre ve sigortalılık durumu gibi unsurlar süreci etkileyebileceğinden bütün raporlar aynı yöntemle değerlendirilmemelidir.

5. İK ve bordro kayıtları güncellenir

Onaylanan istirahat dönemi izin, puantaj ve bordro süreçlerine aktarılır. Böylece bir sistemde raporlu, diğerinde izinsiz devamsız görünen çalışan kayıtlarının oluşması önlenebilir.

Manuel e‑vizite takibinde yaşanan sorunlar

Raporların geç fark edilmesi

Yetkili kullanıcının SGK ekranını düzenli kontrol etmemesi durumunda yeni raporlar geç görülebilir. Çalışanın raporu ayrıca İK’ya göndereceği varsayımı da güvenilir bir kontrol yöntemi değildir.

Yanlış çalışanla eşleştirme

Benzer isimler, birden fazla işyeri dosyası veya güncel olmayan çalışan kayıtları yanlış eşleştirmeye yol açabilir. T.C. kimlik numarası gibi benzersiz verilerle kontrollü eşleştirme yapılması gerekir.

Puantajla uyumsuzluk

Rapor SGK ekranında bulunmasına rağmen puantaja işlenmemiş olabilir. Bu durumda çalışan devamsız, ücretsiz izinli veya eksik kayıtlı görünebilir.

Takip listelerinin dağılması

Raporların Excel, e-posta ve SGK ekranı arasında takip edilmesi hangi kaydın işlendiğini belirsiz hâle getirir. Birden fazla kullanıcının çalıştığı şirketlerde bu risk artar.

Kişisel veri riski

Sağlık bilgileri içeren raporların e-posta ve ortak klasörler üzerinden gereğinden geniş bir grupla paylaşılması yetkisiz erişim riski doğurabilir.

E‑vizite otomasyonu nasıl çalışır?

E‑vizite otomasyonu, SGK’daki kayıtların yetkili entegrasyon yöntemiyle belirli aralıklarla kontrol edilmesi ve şirket içindeki çalışan kayıtlarıyla eşleştirilmesi üzerine kurulabilir.

Otomatik rapor sorgulama

Sistem, tanımlanan kontrol saatlerinde yeni veya güncellenen raporları sorgular. Böylece işlemin yalnızca kullanıcının SGK ekranına giriş yapmasına bağlı kalması önlenir.

Çalışan eşleştirme

Alınan rapor, T.C. kimlik numarası gibi benzersiz çalışan bilgileri üzerinden doğru çalışan kaydıyla eşleştirilir. Eşleşmeyen veya çelişkili kayıtlar manuel kontrole gönderilir.

Durum ve mükerrer kayıt kontrolü

Daha önce sisteme alınmış raporlar yeniden oluşturulmamalıdır. Sistem raporun yeni, güncellenmiş, onay bekleyen veya tamamlanmış olduğunu takip edebilmelidir.

Bildirim ve görev oluşturma

Yeni rapor bulunduğunda İK veya bordro ekibine bildirim gönderilebilir. İncelenmesi gereken kayıtlar sorumlu kullanıcıya görev olarak atanabilir.

İzin ve puantaj entegrasyonu

Şirket politikasına göre doğrulanan rapor dönemleri izin veya devamsızlık kayıtlarına yansıtılabilir. Vardiya ve PDKS hareketleriyle karşılaştırılarak çakışmalar işaretlenebilir.

Bordro sürecine aktarım

Kesinleşen rapor bilgileri puantajın hazırlanmasında kullanılabilir. Böylece bordro ekibinin SGK ekranından tarihleri yeniden kopyalaması önlenir.

Otomasyon yapılırken dikkat edilmesi gerekenler

İnsan kontrolü korunmalıdır

Otomasyon raporu bulabilir ve çalışanla eşleştirebilir; ancak çelişkili durumlarda otomatik olarak kesin karar vermemelidir. Yanlış işyeri, çalışan veya tarih eşleşmeleri incelemeye yönlendirilmelidir.

Erişim bilgileri güvenli saklanmalıdır

SGK erişim bilgileri açık metin olarak tutulmamalı veya kullanıcılarla paylaşılmamalıdır. Yetkilendirme, şifreleme ve erişim kayıtları uygulanmalıdır.

Yetkili entegrasyon yöntemi kullanılmalıdır

SGK sistemine erişim, Kurumun sunduğu güncel uygulama ve teknik dokümantasyona uygun olmalıdır. Uygulama ekranlarının izinsiz yöntemlerle otomatik kontrol edilmesi yerine desteklenen servisler tercih edilmelidir.

Sağlık verileri sınırlandırılmalıdır

Rapor verilerine yalnızca görevi gereği erişmesi gereken kullanıcılar ulaşmalıdır. Yöneticilere raporun ayrıntılı sağlık içeriği yerine operasyon için gerekli sınırlı durum bilgisi gösterilmelidir.

İşlem geçmişi tutulmalıdır

Raporun ne zaman alındığı, hangi çalışanla eşleştirildiği, kim tarafından incelendiği ve hangi sisteme aktarıldığı kayıt altına alınmalıdır.

E‑vizite otomasyonunun işletmelere faydaları

• Yeni raporların daha düzenli takip edilmesi

• Manuel SGK ekranı kontrolünün azaltılması

• Raporların doğru çalışanla daha hızlı eşleştirilmesi

• PDKS, vardiya, izin ve puantaj tutarlılığının artırılması

• Bordro öncesindeki manuel veri girişinin azaltılması

• Eksik veya çelişkili kayıtların erken fark edilmesi

• Çok şirketli ve çok işyerli yapıların merkezden izlenmesi

• Yapılan işlemlerin denetlenebilir hâle gelmesi

E‑vizite çözümü seçerken sorulması gerekenler

• SGK’nın hangi güncel entegrasyon yöntemleri kullanılıyor?

• Yeni ve güncellenen raporlar nasıl ayrıştırılıyor?

• Çalışan eşleştirmesi hangi veri üzerinden yapılıyor?

• Eşleşmeyen kayıtlar için nasıl bir kontrol ekranı bulunuyor?

• İşyeri bazında erişim ve yetkilendirme yapılabiliyor mu?

• İzin, vardiya, PDKS ve puantaj entegrasyonu var mı?

• SGK erişim bilgileri nasıl korunuyor?

• İşlem ve kullanıcı geçmişi tutuluyor mu?

• Hata veya bağlantı kesintisinde bildirim gönderiliyor mu?

• Mevzuat ve SGK ekran değişiklikleri nasıl takip ediliyor?

Sık sorulan sorular

E‑vizite ile e‑rapor aynı şey midir?

Hayır. E‑rapor sağlık hizmet sunucusu tarafından düzenlenen elektronik istirahat raporudur. E‑vizite ise bu rapora ilişkin işveren tarafındaki sorgulama ve bildirim sürecini ifade eder.

Çalışanın raporu ayrıca İK’ya göndermesi gerekir mi?

Şirket içi bildirim politikaları farklı olabilir. Ancak işverenin resmî sistemdeki kayıtları kontrol eden güvenilir bir sürece sahip olması önemlidir.

Her istirahat raporunda aynı işlem yapılır mı?

Hayır. Rapor türü, süresi ve sigortalılık durumu gibi unsurlar süreci etkileyebilir. Güncel SGK kılavuzu esas alınmalıdır.

E‑vizite tamamen otomatik yürütülebilir mi?

Sorgulama, eşleştirme ve bildirim adımları otomatikleştirilebilir. Çelişkili veya istisnai durumlarda yetkili kullanıcı kontrolü korunmalıdır.

SGK raporu otomatik olarak bordroya aktarılabilir mi?

Doğrulanan rapor tarihleri puantaj ve bordro sistemine aktarılabilir. Aktarım kuralları şirketin bordro süreci ve güncel mevzuatla uyumlu yapılandırılmalıdır.

SGK raporlarını İK süreçleriyle birleştirin

HR&Tomorrow, SGK’daki istirahat raporlarının tanımlanan zamanlarda kontrol edilmesine, çalışanlarla T.C. kimlik numarası üzerinden eşleştirilmesine ve ilgili İK süreçlerine aktarılmasına yardımcı olur.

Yeni raporlar izin, vardiya, PDKS ve puantaj kayıtlarıyla birlikte değerlendirilebilir; yetkili kullanıcılar eksik veya çelişkili durumları merkezi ekrandan takip edebilir.

HR&Tomorrow E‑Vizite çözümünün SGK rapor kontrolünden puantaj ve bordroya kadar süreci nasıl otomatikleştirdiğini canlı demoda inceleyin.