Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar: Güncel Kontrol Listesi

Bir çalışanın iş sözleşmesi dijital klasörde, izin formları e-postalarda, zimmet tutanakları ise fiziksel arşivde bulunuyorsa özlük dosyası eksiksiz görünse bile gerçekte dağınık durumdadır.

Özlük dosyasının yalnızca işe giriş sırasında hazırlanması yeterli değildir. Çalışanın görevi, ücreti, izinleri, eğitimleri ve çalışma ilişkisi değiştikçe dosyanın da güncellenmesi gerekir. Aşağıdaki kontrol listesi, belgelerin işe girişten işten ayrılışa kadar düzenli biçimde yönetilmesine yardımcı olur.

Personel özlük dosyası nedir?

Personel özlük dosyası; çalışanla kurulan iş ilişkisi kapsamında hazırlanması, alınması veya saklanması gereken belge ve kayıtların çalışan bazında toplandığı dosyadır.

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemeli; kimlik bilgileriyle birlikte İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklamalıdır. Aynı madde, çalışan hakkında edinilen bilgilerin hukuka uygun kullanılmasını ve gizli kalmasında çalışanın haklı çıkarı bulunan bilgilerin açıklanmamasını da düzenler. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı – 4857 sayılı İş Kanunu

Mevzuatta her işletme ve çalışan için geçerli, değişmez tek bir “evrak listesi” bulunmaz. Dosyanın içeriği; çalışma biçimi, görev, sektör, iş sağlığı ve güvenliği koşulları ile diğer yükümlülüklere göre belirlenmelidir.

İşe giriş öncesinde kontrol edilecek belgeler

İşe giriş dosyası hazırlanırken ilk olarak çalışanın kimliği, görevi ve istihdam koşullarıyla doğrudan bağlantılı belgeler değerlendirilmelidir.

Kimlik ve temel çalışan bilgileri

• Kimlik ve iletişim bilgileri

• Adres veya ikamet bilgisi

• Acil durumda ulaşılacak kişi bilgisi

• Çalışanın bildirdiği aile ve hak sahipliği bilgileri

• Ücret ödemesinde kullanılacak banka bilgisi

• Gerekli olması hâlinde yabancı çalışan izin belgeleri

Kimlik belgesinin tamamının kopyalanması yerine hangi bilgilere gerçekten ihtiyaç duyulduğu değerlendirilmelidir. Gereksiz kişisel verilerin toplanmaması, veri minimizasyonunun önemli bir parçasıdır.

Eğitim ve mesleki yeterlilik belgeleri

• Diploma veya mezuniyet belgesi

• Mesleki yeterlilik belgesi

• Görev için zorunlu sertifikalar

• Ehliyet veya operatörlük belgesi

• Yabancı dil ya da uzmanlık belgesi

• Süreli belgelerin geçerlilik tarihleri

Her görev için aynı eğitim ve sertifikaları istemek doğru değildir. Belge talebi, pozisyonun gereklilikleriyle ilişkilendirilmelidir.

İş ilişkisinin kurulmasına ilişkin belgeler

• İş sözleşmesi

• Görev tanımı

• Ücret ve yan hak bildirimleri

• Deneme süresi ve çalışma koşullarına ilişkin kayıtlar

• SGK işe giriş bildirgesi

• Çalışma yeri ve vardiya düzeni bilgisi

• İşyeri politikalarına ilişkin bildirimler

• Gizlilik ve bilgi güvenliği taahhütleri

• KVKK aydınlatma sürecine ilişkin kayıtlar

İş sözleşmesinin taraflarca tamamlanmış doğru sürümü dosyaya alınmalı; taslaklarla imzalı nüshalar birbirinden ayrılmalıdır.

İş sağlığı ve güvenliği belgeleri

İSG belgeleri, işyerinin tehlike sınıfına, çalışanın görevine ve maruz kalabileceği risklere göre belirlenmelidir.

• İşe giriş sağlık değerlendirmesine ilişkin gerekli kayıtlar

• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi kayıtları

• İşbaşı ve görev özelindeki eğitim kayıtları

• Kişisel koruyucu donanım teslim tutanağı

• Riskler ve güvenlik talimatlarına ilişkin bildirimler

• Gerekli mesleki yeterlilik veya yetkilendirme belgeleri

• Periyodik kontrol ya da yenileme tarihleri

• İş kazası veya ramak kala sürecine ilişkin kayıtlar

Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri niteliğinde olabileceğinden bu belgeler genel personel evraklarından daha sınırlı erişimle yönetilmelidir.

Çalışma süresince dosyaya eklenmesi gereken belgeler

Özlük dosyası işe giriş tamamlandıktan sonra kapatılan bir klasör değildir. Çalışma ilişkisi devam ederken oluşan kayıtların da doğru çalışanla eşleştirilmesi gerekir.

Ücret ve görev değişiklikleri

• Ücret artışı ve yan hak bildirimleri

• Terfi veya unvan değişikliği

• Departman, şube ya da görev yeri değişikliği

• Görev tanımı güncellemeleri

• Geçici görevlendirme kayıtları

• Çalışma düzeni veya vardiya değişiklikleri

İzin, devam ve çalışma zamanı kayıtları

• Yıllık izin talep ve onayları

• Mazeret ve ücretsiz izin kayıtları

• Sağlık raporları

• Puantaj ve devam kayıtları

• Fazla mesai talep ve onayları

• Serbest zaman kullanım kayıtları

• Görevlendirme formları

• Devamsızlık tutanakları

Bu kayıtların izin, PDKS, vardiya ve bordro sistemlerinden ayrı tutulması; aynı bilginin birden fazla kez girilmesine ve farklı sonuçların oluşmasına yol açabilir.

Eğitim, performans ve çalışan ilişkileri

• Tamamlanan eğitim ve sertifikalar

• Performans değerlendirme kayıtları

• Hedef ve gelişim planları

• Çalışana yapılan yazılı bildirimler

• Savunma talepleri ve çalışan açıklamaları

• Tutanak ve disiplin süreci belgeleri

• Ödül veya takdir kayıtları

• Çalışan tarafından iletilen resmî talepler

Çalışan hakkında öznel, işle ilgisiz veya doğrulanmamış notlar özlük dosyasında tutulmamalıdır.

Zimmet ve şirket varlıkları kayıtları

Çalışana teslim edilen varlıkların kayıt altına alınması hem operasyonel kontrol hem de işten ayrılış süreci açısından önemlidir.

• Bilgisayar ve telefon teslim tutanağı

• SIM kart ve iletişim cihazları

• Kart, anahtar ve fiziksel erişim araçları

• Araç ve ekipman belgeleri

• Yazılım ve sistem yetkileri

• Kişisel koruyucu donanımlar

• İade, değişim ve kayıp kayıtları

Teslim edilen her varlık için tarih, ürün bilgisi, teslim eden ve teslim alan bilgileri açıkça gösterilmelidir.

İşten ayrılış sırasında tamamlanacak belgeler

• İstifa, fesih veya ayrılış bildirimi

• SGK işten ayrılış bildirgesi

• Ücret, izin ve diğer hak hesaplarına ilişkin kayıtlar

• Gerekli bordro ve ödeme belgeleri

• Şirket ekipmanı iade tutanakları

• Kart, anahtar ve fiziksel erişim iptalleri

• Sistem ve uygulama erişimlerinin kapatıldığına ilişkin kayıt

• Devir ve teslim belgeleri

• Çıkış görüşmesi kaydı

• Çalışana teslim edilen belgelerin teslim kaydı

İşten ayrılış sonrasında özlük dosyasının hemen silinmesi veya süresiz saklanması doğru bir varsayım değildir. Her belge grubu için hukuki yükümlülükler ve işleme amacı dikkate alınarak saklama ve imha süresi belirlenmelidir.

KVKK açısından kontrol edilmesi gerekenler

Özlük dosyasında çok sayıda kişisel veri bulunduğu için “Belge mevcut mu?” sorusu kadar “Bu belgeyi neden ve nasıl saklıyoruz?” sorusu da önemlidir.

KVKK’nın genel ilkeleri; verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini gerektirir. Veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu – Genel ilkeler

Kontrol listesine şu maddeler de eklenmelidir:

• Her belge için işleme amacı belirli mi?

• Gereksiz veriler ayıklandı mı?

• Belge türüne göre erişim yetkisi tanımlandı mı?

• Sağlık ve diğer hassas veriler ayrıştırıldı mı?

• Görüntüleme, indirme ve değişiklik işlemleri izleniyor mu?

• Saklama ve imha süreleri tanımlandı mı?

• İşten ayrılan kullanıcıların erişimleri kapatıldı mı?

• Yedekleme ve veri güvenliği tedbirleri uygulanıyor mu?

KVKK, veri sorumlularının kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri alması gerektiğini belirtmektedir. KVKK – Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler

Özlük dosyası ne sıklıkla kontrol edilmeli?

Dosyaların yalnızca denetim öncesinde gözden geçirilmesi eksiklerin geç fark edilmesine neden olabilir. Kontrol üç seviyede yapılabilir:

Olay bazlı kontrol

İşe giriş, terfi, görev değişikliği, uzun süreli izin ve işten ayrılış gibi her önemli çalışan hareketinde dosya güncellenmelidir.

Aylık kontrol

Yeni belgeler, onay bekleyen kayıtlar, eksik imzalar ve yanlış çalışanla eşleştirilmiş dosyalar incelenebilir.

Dönemsel toplu kontrol

Süresi yaklaşan sertifikalar, erişim yetkileri, saklama süreleri ve aktif olmayan çalışanların dosyaları üç veya altı aylık dönemlerde gözden geçirilebilir.

Sık sorulan sorular

Her çalışan için aynı belgeler mi alınmalıdır?

Hayır. Temel belgelerin yanında pozisyon, sektör, çalışma biçimi ve işyeri risklerine göre farklı evraklar gerekebilir.

Adli sicil kaydı her çalışandan istenebilir mi?

Otomatik ve genel bir uygulama hâline getirilmemelidir. Talebin görevle bağlantısı ve hukuki dayanağı değerlendirilmelidir.

Sağlık belgelerine yöneticiler erişebilir mi?

Erişim, görev gereği bilmesi gereken kişilerle sınırlandırılmalıdır. Sağlık belgeleri genel çalışan evraklarından ayrı yetkilendirilebilir.

Eksik özlük evrakları nasıl takip edilir?

Belge matrisi oluşturularak çalışan, pozisyon ve belge türü eşleştirilebilir. Dijital sistemler eksik veya süresi yaklaşan belgeler için otomatik bildirim üretebilir.

Fiziksel ve dijital dosya birlikte tutulabilir mi?

Evet. Belgenin niteliğine göre hibrit yapı kullanılabilir. Hangi kaydın asıl ve güncel nüsha olduğu açık biçimde tanımlanmalıdır.

Özlük dosyası kontrollerini otomatikleştirin

HR&Tomorrow Dijital Özlük modülü; çalışan belgelerini kişi bazında sınıflandırmaya, eksik evrakları takip etmeye ve geçerlilik süresi yaklaşan belgeler için bildirim oluşturmaya yardımcı olur. Mobil belge yükleme, doğrulama, yetkilendirme ve işlem geçmişi sayesinde İK ekipleri manuel klasör kontrollerini azaltabilir.

HR&Tomorrow ile işe girişten işten ayrılışa kadar özlük dosyası kontrolünü nasıl dijitalleştirebileceğinizi canlı demoda inceleyin.